Ambiente Organizacional

        Como o ambiente de trabalho está mudando muito depressa, em breve, as organizações, no lugar de administradores e gerentes, vão necessitar mais é de facilitadores e orientadores.

       Entretanto, as organizações terão de utilizar técnicas de planejamento, direção e controle. E, nos dias atuais, elas dependerão muito de pessoas eficazes em todos os níveis de função e de tarefas. E cada vez mais, administradores estão procurando formas de melhorar suas habilidades.

      

O Ambiente Geral das Organizações

     O ambiente geral possui várias formas de indiretas que podem afetar dentro de uma organização.

     Também chamado de macroambiente, possui quatro principais formas de influenciar as organizações internamente, são elas: o ambiente econômico, o ambiente tecnológico, o ambiente sócio-cultural, o ambiente político-legal e o ambiente internacional.

O Ambiente de tarefas

     O ambiente de tarefas é constituído pelos seguintes elementos:

·       Clientes- Pessoas que compram os produtos ou serviços da organização, que influenciam diretamente em como a organização deve funcionar.

·       Competidores- Organizações concorrentes que competem diretamente por clientes e por recursos necessários.

·       Fornecedores- Recursos financeiros, energia, equipamentos, serviços e materiais para produção de produtos e serviços de êxito no mercado.

·       Reguladores- Elementos do ambiente de tarefas que controlam e influenciam a prática da organização.

·       Parceiros estratégicos- Duas organizações que trabalham juntas sob forma de parceria para facilitar a venda, a distribuição, a divulgação dos produtos e serviços de suas organizações.

O Ambiente Interno: A Organização

         Os elementos do ambiente interno da organização são:

·       Proprietário-   pessoa com direitos legais de propriedade daquele negócio.

·       Empregados- recurso de pessoas do ambiente externo, a partir dos quais uma organização desenvolve a sua atividade.

·       Administradores- corpo governante encarregado pela área administrativa do negócio.

·       Ambiente Físico- instalações das organizações e o trabalho que as pessoas executam.

A Reação das Organizações ao Ambiente

  

     James D. Thompson foi uma das principais pessoas a reconhecer a importância dos ambientes organizacionais. Ele sugere que o ambiente organizacional pode ser descrito em duas dimensões: o grau de mudança e o grau de homogeneidade.

      O grau de mudança é a extensão na qual o ambiente é relativamente estável ou relativamente dinâmico. O grau de homogeneidade é a extensão na qual o ambiente é relativamente simples ou relativamente complexo.

     Existem seis modos básico com os quais as organizações podem reagir aos seus ambientes, são eles: Informações administrativas; mudança estratégica; fusão; projeto organizacional e influência direta.

Organizações Como Sistemas

           O conceito de organização inclui o termo sistemas. Como sabemos, as organizações apesar de possuir diferenças, também tem pontos em comum.

           As diferenças estão nas atividades e métodos utilizados para executá-las. Entretanto, usando-se o método de sistemas é a melhor forma de se achar um ponto de referência em comum, que se aplica a todas as organizações.

             

Organizações Como Sistemas Abertos

         As organizações podem ser vistas como sistemas abertos, os quais tomam entrada no ambiente e , transformam ou convertem estas entradas em saídas para alcanças algum objetivo.

        De acordo com a teoria de sistemas, todos sistemas abertos compartilham certas características, e também várias diferenças significativas.

        Quatro características enfatizam como são os sistemas abertos: interação com o ambiente; sinergia; equilíbrio econômico e equifinalidade.

Subsistemas Organizacionais

        Dentro das organizações em geral existem subsistemas separados, com um próprio processo de entrada-saídas, inter-relacionados e interagindo com outros subsistemas.

       Um ponto importante é o inter-relacionamento e coordenação dos subsistemas em termo de eficácia.

       Vários são os estudiosos que acreditam que seu subsistema é o correto, mas na verdade, eles se completam, e o modelo final e mais utilizado, numa abordagem sócio-técnica, é:

                              Tarefa

Tecnologia----------Administração-------------Estrutura

                              Pessoas

As Organizações e Seu Ambiente

Organizações – Conceitos e desafios

As organizações são entidades dinâmicas e complexas, conceituadas de diversas maneiras. Uma organização é definida como duas ou mais pessoas trabalhando juntas cooperativamente dentro de limites identificáveis, para alcançar um objetivo ou meta comum. As organizações são feitas de pessoas, e quando as pessoas trabalham juntas, um número de coisas se torna necessário, ou seja precisa-se de uma divisão do trabalho e uma qualificação da pessoa. As organizações devem ter limites, delimitações que parecem simples de definir mas na verdade não são.

Os principais desafios organizacionais estão são divididos em cinco condições:

-Administração das Organizações num ambiente global;

-Projeto e estruturação ou reestruturação das atividades organizacionais;

-Melhoria da qualidade da competitividade e o empowerment;

-Redução da complexidade, aumento da velocidade e reação às mudanças ambientais;

-Administração ética e moral das organizações.    

Comunicação nas Organizações

O avanço tecnológico tornou-se uma importante ferramenta na comunicação das organizações, principalmente na área de marketing. Revistas, jornais e Tvs são meios de comunicação muito usados pelas empresas para se colocar no mercado e anunciar seus produtos. Com a popularização da internet, as organizações tendem a se instalar nos ambientes virtuais, comunicando-se de forma direta ou indireta com seus stakeholders . Através do e-commerce as empresas atingem um mercado amplo, comunicam-se com pessoas de diversas localidades e tendem a aumentar o número de vendas. O e-mail tornou-se uma forma prática de comunicação personalizada com clientes já fidelizados ou potenciais, além de ser um ferramenta importantíssima para comunicação ágil e econômica entre os funcionários. Softwares como CRM (Customer Relationship Management) auxiliam as organizações a criarem e manterem um bom relacionamento com os clientes.

Conceitos e os Tipos de Comunicação.

A dois modos de dividir a comunicação - a comunicação baseada em técnicas estruturadas e a comunicação baseada em técnicas não estruturadas.

No primeiro grupo, integra a Publicidade, o Patrocínio, o Mecenato e algumas acções de Relações Públicas, consideradas ao nível estrutural da gestão. Estas técnicas permitem o desenvolvimento estruturado da comunicação através do planeamento, controlo e difusão das mensagens responsáveis pela imagem institucional da empresa.

As técnicas não estruturadas incluem todas as acções de comunicação de carácter especial, maioritariamente as Relações Públicas e  a cobertura informativa dessas acções, que são controladas pelos mais altos níveis da estrutura organizacional. 

Para estabelecer uma política de empresa, devem considerar-se os elementos e os meios de comunicação controláveis pela organização, que  ultrapassam a comunicação comercial nos seus quatro suportes básicos - o Produto, a Rede de Vendas, a Publicidade  e a Promoção de Vendas - e vão até às Relações Públicas e à comunicação institucional ou corporativa, que é uma tarefa da responsabilidade da direcção geral.

Aqui podemos ver a  divisão das diversas áreas de comunicação da empresa segundo dois vectores principais:

1.       A comunicação de marketing - que é o vector das comunicações de um produto, serviço ou marca;

2.       A comunicação empresarial - que é o vector das comunicações da empresa propriamente dita.

Ambos os tipos de comunicação utilizam os mesmos meios e técnicas de comunicação, embora com finalidades diferentes. A comunicação de marketing tem a finalidade de divulgar e promover os produtos, serviços ou marcas e a comunicação empresarial visa a divulgação da imagem da instituição como entidade que integra um corpo social e que tem direitos, deveres e obrigações.

O importante na comunicação empresarial é a própria imagem da organização que deve ser divulgada através dos factores de posse e dinâmicos de que dispõe. Embora a comunicação de marketing influencie a comunicação empresarial, o inverso acontece com mais incidência, interferindo com todas as outras formas de comunicação.

As Funções e os Elementos da Comunicação.

A comunicaçao interpessoal desempenha quatro funções básicas, que são:

Informação- que visa estabelecer base para a tomada de decisões e para a execução de ordens e instruções;

Motivação- que objetiva influenciar e obter cooperação (e comprometimento) para com os objetivos e metas;

Emoção- Que serve para que as pessoas expressem sentimentos e emoções;

Controle- Cuja finalidade é implementar normas, estabelecer autoridade e responsabilidade.

Num processo de comunicação dever-se-ia dar preferência à comunicação oral, por duas razões fundamentais:

1-     Ocorre na hora e tem continualidade;

2-     Ocorre sobre oportuniade ou problemas imediatos.

Administração: Ciência, Arte ou Profissão?

Administração Como Profissão

De acordo com Edgar Schein, Billy J. Hodge as principais características de uma profissão incluem :

-Um conjunto sistemático de princípios, técnicas, habilidades e conhecimento especializado;

-Mínimo de treinamento e competência;

-Estreito código de ética;

Compromisso de servir mais do que obter recompensas monetárias.

Dessa forma podemos caracterizar Administração como Profissão.

Administração Como Arte

 A arte é apoiada na ciência, e são complementares, a Administração é uma arte de imposição de ordem ao caos. A função primária é obter resultados  a partir da aplicação do conhecimento, e Administração é isso.

Administração é arte de liderar pessoas afim de conseguir resultados.

Administração Como Ciência

A ciência é um corpo sistematizado de conhecimento, baseado em certos princípios capazes de aplicação generalizada. Algumas considerações devem ser feitas sob o enfoque da administração como ciência:

-Os seres humanos são padronizados e os experimentos não podem ser repetidos sob condições padronizadas (Frederick Taylor);

-Ela pode ser estudada e tem uma série de teorias;

-Não é ciência exata, apesar de ser suportada por modelos matemáticos, pois os seres humanos são inexatos;

-Administradores se portam como cientistas, hipóteses, análises e interpretação de fatos

“A Administração nunca poderia ser uma ciência exata porque os negócios são altamente dinâmicos e suas condições mudam continuamente”.

A Atividade Administrativa

A Administração e o gerenciamento

A administração determina os objetivos específicos e os fraciona para as diversas áreas da organização, em metas a serem alcançadas. É uma função de criar e estabelecer as políticas.

O gerenciamento, por outro, está relacionado com a condução e execução das políticas pela administração.

O Trabalho do Administrador

            Peter Drucker identifica três tarefas igualmente importantes, mas essencialmente diferentes, que devem ser realizadas por um administrador:

·       Preenchimento de missão e propósitos da instituição, qualquer que seja o tipo;

·       Estabelecimento de trabalho produtivo e da realização dos trabalhadores;

·       Administração dos impactos sociais e das responsabilidades sociais.

Além dessas tarefas, Drucker identifica 5 operações básicas no trabalho administrativo. São elas:

1 - estabelecer objetivos

2 – organizar

3 – comunicar e motivar

4 – medir/avaliar

5 – desenvolver pessoas

Diferenças entre Gerenciamento e Liderança

Gerentes:

·        Administram as atividades

·        Dão suporte às condições e pessoas

·        Confiam nos controles

·        Têm perspectiva de curto prazo

·        Aceitam o status quo

·        Perguntam como e quando

·        Centram-se nos sistemas e estruturas

     Líderes:

·        Inovam suas realizações

·        Desenvolvem as pessoas

·        Inspiram confiança

·        Têm perspectiva de longo prazo

·        Desafiam o status quo

·        Perguntam o quê e por quê

·        Centram-se nas pessoas

O Gerente do Futuro

                        O gerente do futuro, de acordo com Plunkett e Attner, deve dentre outras, ter as seguintes características: procurar mudança; observar as realidades externas; promover um estilo de treinamento; eliminar o medo; criar especialização; ter visão; negociar para resolver problemas; valorizar a diferença; desenvolver a administração participativa; desenvolver o poder das equipes e ser obcecado pela qualidade dirigida ao cliente.

Eficiência e Eficácia Organizacional

            Eficiência é operar de modo que os recursos sejam mais adequadamente utilizados. Significa "fazer certo as coisas". Tem ênfase nos meios, realização de tarefas, resolução de problemas e treinamento de funcionários.  Já Eficácia significa fazer as coisas certas, do modo certo, no tempo certo, ou seja, "fazer certo as coisas certas". Tem ênfase nos resultados, consecução dos objetivos, acerto na solução proposta e operações realizadas corretamente.

            A Eficácia de uma empresa depende basicamente de dois aspectos:

a) da capacidade de identificar as oportunidades e necessidades do ambiente;

b) da flexibilidade e adaptabilidade, objetivando o aproveitamento destas oportunidades e necessidades do ambiente.